Capaciteitsplanning van Excel-lijst naar strategisch stuurinstrument

CAPACITEITSPLANNING

Van Excel-lijst naar strategisch stuurinstrument

Binnen veel organisaties is capaciteitsplanning een terugkerende worsteling. Wie is wanneer beschikbaar? Welke projecten kunnen we nog aannemen? En wat betekent een nieuw project voor de rest van de planning? Ook bij Nubix liepen we hier in de praktijk tegenaan.

VAN HANDMATIG PLANNEN NAAR VASTLOPEN IN EXCEL

Onze capaciteit werd jarenlang gepland met een Excel-lijst in combinatie met de planningsschermen. Dat werkte, maar alleen tot op zekere hoogte. De uitdagingen liepen op:

• veel handmatig invoerwerk
• geen directe koppeling met In2CRM
• beperkt inzicht in wie wanneer beschikbaar was
• weinig overzicht bij groei en meer parallelle projecten

De Excel-lijst kostte uiteindelijk meer tijd dan hij opleverde. Hij werd minder consequent bijgewerkt en daarmee nam de betrouwbaarheid van de planning verder af. Het signaal was duidelijk: dit moest slimmer kunnen.

CAPACITEITSPLANNING OPNIEUW BEDACHT EN VOLLEDIG GEÏNTEGREERD

We besloten om capaciteitsplanning niet langer als “bijproduct” van de planning te zien, maar als een integraal onderdeel van onze manier van werken. Daarom hebben we de capaciteitsplanning volledig opnieuw ontworpen en ondergebracht in onze eigen portal, met een directe koppeling met In2CRM.

Daarin komt nu alle relevante data samen:

• geplande taken en werkzaamheden
• beschikbaarheid van medewerkers
• competenties en specialisaties van medewerkers

Door deze gegevens te combineren, ontstaat er een compleet beeld van onze capaciteit, nu én in de toekomst.

ÉÉN DASHBOARD, DIRECT INZICHT

In plaats van losse lijstjes en aparte schermen, werken we nu met een overzichtelijk dashboard. In één oogopslag zien we:

• wie wanneer beschikbaar is
• waar over- of onderbezetting dreigt
• welke medewerker het beste past bij een specifieke taak of project

De planner hoeft niet langer te schuiven in Excel, maar kan direct op basis van actuele data beslissingen nemen. Dit zorgt voor rust, duidelijkheid en een veel efficiënter

SCENARIO'S DOORREKENEN

Wat als er een groot project binnenkomt?

Een van de grootste voordelen van de nieuwe capaciteitsplanning is de mogelijkheid om scenario’s door te rekenen. We kunnen eenvoudig fictieve projecten en werkzaamheden aanmaken en kijken wat dat doet met onze capaciteit. Bijvoorbeeld:

• Wat gebeurt er als er een groot nieuw project binnenkomt in een drukke periode?
• Waar ontstaan knelpunten als meerdere deadlines samenkomen?
• Hebben we extra capaciteit nodig of kunnen we schuiven met werkzaamheden?

Door dit soort scenario’s vooraf te simuleren, worden verrassingen achteraf voorkomen. We maken bewuste keuzes in plaats van ad hoc te reageren.

VAN STATISCH NAAR SLIM EN VISUEEL

De stap van een statische Excel-lijst naar een slim, geïntegreerd en visueel hulpmiddel maakt een groot verschil in de dagelijkse praktijk:

• planners zien sneller wat er kan en waar ruimte zit
• medewerkers ervaren meer structuur en voorspelbaarheid
• klanten profiteren van betrouwbare planningen en realistische afspraken

Capaciteitsplanning is bij Nubix uitgegroeid van een lastige Excel-oefening tot een datagedreven stuurinstrument.

DATAGEDREVEN STUREN VOOR TEVREDEN KLANTEN

Door capaciteitsplanning te integreren in onze portal en te koppelen met In2CRM, sturen we niet langer op onderbuikgevoel, maar op feiten. Dat levert beter gefundeerde keuzes op: of het nu gaat om het aannemen van nieuwe projecten, het verschuiven van werkzaamheden of het inzetten van de juiste mensen op de juiste plek.

Het resultaat:

• betere beslissingen
• een voorspelbare en haalbare planning
• hogere klanttevredenheid

Met deze nieuwe manier van werken laat Nubix in de eigen organisatie zien wat wij ook voor klanten willen realiseren: slimme, geïntegreerde oplossingen die processen versnellen, vereenvoudigen en verbeteren.

Wil je hier meer van weten, neem dan contact op.