Waarom Excel geen planningstool meer is voor productiebedrijven

Veel productiebedrijven zijn ooit begonnen met een planning in Excel. Dat is logisch. Excel is flexibel, bekend en snel inzetbaar. Toch merken steeds meer organisaties dat spreadsheets op een bepaald moment een rem worden op verdere groei.

Naarmate het aantal orders, medewerkers, machines en projecten toeneemt, wordt het steeds lastiger om overzicht te houden. De planning staat wel op papier, maar geeft niet altijd meer de actuele situatie weer.

Excel werkt prima. Totdat het dat niet meer doet.

In veel productiebedrijven ontstaat een situatie waarbij één of enkele medewerkers verantwoordelijk zijn voor de planning. Zij weten precies welke tabbladen gebruikt moeten worden, welke formules aangepast moeten worden en waar belangrijke informatie staat opgeslagen.

Zolang alles volgens plan verloopt, werkt dit vaak goed. Maar zodra de druk toeneemt, medewerkers afwezig zijn of planningen gewijzigd moeten worden, ontstaan er problemen.

Veelvoorkomende signalen zijn:

Verschillende versies van hetzelfde bestand.

Planningen die handmatig bijgewerkt moeten worden.

Onduidelijkheid over de actuele status van orders.

Productie die start terwijl materialen nog niet binnen zijn.

Werk dat afhankelijk is van de kennis van één medewerker.

Geen realtime inzicht

Een van de grootste beperkingen van Excel is dat informatie pas zichtbaar wordt nadat iemand deze heeft bijgewerkt. In de praktijk verandert een productieplanning continu. Machines kunnen uitvallen. Leveringen lopen vertraging op. Orders krijgen prioriteit. Medewerkers vallen uit. Hierdoor wijkt de werkelijkheid vaak af van de planning die eerder op de dag of week is gemaakt. Daardoor ontstaat een situatie waarin medewerkers beslissingen nemen op basis van verouderde informatie.

Handmatige invoer zorgt voor fouten

Excel vraagt om discipline Gegevens moeten handmatig worden ingevoerd, aangepast en gecontroleerd. Naarmate meer afdelingen betrokken raken, neemt de kans op fouten toe. Denk aan:

Verkeerde levertijden

Dubbele invoer

Gemiste wijzigingen

Foutieve capaciteitsberekeningen

Verouderde bestellijsten

Veel van deze fouten zijn niet het gevolg van onzorgvuldig werken, maar van een proces dat afhankelijk is van handmatige handelingen.

Productiebedrijven hebben behoefte aan één centrale waarheid

Moderne productiebedrijven werken met verschillende systemen. Denk aan:

ERP-software

Werkvoorbereiding

Magazijnbeheer

Productieplanning

Kwaliteitsregistratie

Machinesoftware

Wanneer deze systemen niet met elkaar communiceren, ontstaat versnipperde informatie. Door systemen te koppelen ontstaat één centrale bron van waarheid. Medewerkers kijken naar dezelfde informatie en wijzigingen worden direct zichtbaar binnen de hele organisatie.

Wat is een alternatief voor Excel?

Dat betekent niet dat Excel volledig moet verdwijnen. Voor analyses en rapportages blijft Excel een krachtig hulpmiddel.

Voor dagelijkse productieplanning kiezen steeds meer bedrijven echter voor gespecialiseerde oplossingen. Denk aan:

– Productieplanningssoftware
– ERP-koppelingen
– Shopfloormanagement
– Workflowautomatisering
– MES-oplossingen

Deze systemen maken informatie realtime beschikbaar en verminderen de afhankelijkheid van handmatige invoer.

Meer grip op capaciteit en levertijden

Een moderne planning is niet alleen een overzicht van werkzaamheden.

Het biedt inzicht in:

– Bezetting van medewerkers
– Beschikbaarheid van machines
– Capaciteit per productielijn
– Verwachte levertijden
– Knelpunten in het proces

Daardoor wordt het eenvoudiger om vooruit te kijken en tijdig bij te sturen.

Wanneer is het tijd om afscheid te nemen van Excel?

Herken je één of meerdere van onderstaande situaties?

De planning wordt beheerd door één sleutelpersoon.

Er bestaan meerdere versies van planningsbestanden.

Productie en kantoor werken met verschillende gegevens.

Het kost veel tijd om planningen actueel te houden.

Orders moeten regelmatig handmatig worden aangepast.

Er ontstaat discussie over welke planning de juiste is.

Dan kan het verstandig zijn om te onderzoeken hoe processen verder gedigitaliseerd kunnen worden.

Nubix helpt productiebedrijven bij het digitaliseren van planningsprocessen

Bij Nubix kijken we niet alleen naar software, maar naar het volledige proces. Samen brengen we in kaart waar informatie ontstaat, hoe deze wordt verwerkt en welke stappen geautomatiseerd kunnen worden. Door systemen beter met elkaar te laten samenwerken ontstaat meer overzicht, minder handmatig werk en meer grip op de dagelijkse operatie.