Waar een doc document alleen opslaan en opslaan als kent, kent een docx document ook opslaan en opslaan als wanneer deze lokaal wordt opgeslagen. Wanneer een docx op een Sharepoint omgeving (in de Cloud) opgeslagen wordt, bestaat enkel de optie: kopie opslaan. Het document wordt automatisch opgeslagen en hoeft niet meer handmatig opgeslagen te worden.
Op zich is deze werkwijze handig, maar er zijn een paar momenten waarop het niet duidelijk kan zijn wat er gebeurt:
Bijvoorbeeld wanneer je gewend bent om bij het maken van een Word document, zoals bijvoorbeeld een offerte, een bestaand document als basis gebruikt en deze vervolgens opslaat onder een andere bestandsnaam. In dat geval moet je een andere werkwijze hanteren. Wanneer je nu het bestaande document opent en aanpast naar een nieuwe klant, dan zal elke letter direct opgeslagen worden. Als je klaar bent en kiest voor kopie opslaan, dan heb je twee documenten met dezelfde inhoud.
De juiste werkwijze zal als volgt moeten zijn:
1. Document openen
2. Direct kopie opslaan
3. Aanpassing doen in de kopie
Wanneer je toch in het bestaande document hebt gewerkt, dan heb je een groot voordeel. In de nieuwe systematiek houdt het systeem versies bij.
Let op: deze uitleg is alleen van toepassing op Sharepoint en niet op OneDrive.
